Spesifikasi Teknis

Spesifikasi teknis seringkali menjadi sesuatu kewajiban bagi pelaksanan pengadaan yang sangat delematis dalam penyusunannya. Bagaimana tidak PPK selalu dihadapkan pada dua pilihan yaitu kualitas yang dibutuhkan dan aturan yang melarang untuk mengarah pada satu produk tertentu.

Menentukan kebutuhan akan barang / jasa yang akan digunakan menjadi pekerjaan yang gampang-gampang susah. Susah karena kadang pengguna barang / jasa tidak / belum dapat membedakan antara kebutuhan dengan keinginan. Seringkali keinginan yang yang tidak dapat di ukur menjadi faktor yang sangat dominan dalam menentukan jenis barng / jasa yang akan di lelangkan.

Ketersediaan barang/jasa di pasaran merupakan hal mutlak yang harus diketahui dan dipahami sebelum menentukan kebutuhan untuk kemudian dituangkan dalam spesifikasi teknis, sebab bila tidak spesifikasi teknis yang disusun dapat tidak efektif yang dapat mengakibatkan pekerjaan gagal dikarenakan barang sudah tidak tersedia di pasaran/barang sudah tidak diproduksi, atau malah terjebak dalam spesifikasi teknis yang mengarah pada satu produk tertentu.

Nah berikut beberapa hal yang seharusnya dilakukan dalam penyusunan spesifikasi teknis :

1.  Cek pagu anggaran agar spesifikasi menjadi tidak terlalu tinggi yang dapat menyebabkan terlewatinya batas anggaran dalam DPA/DIPA;
2. Koordinasi dengan pemakai barang / jasa atau pengguna akhir mengenai kebutuhan barang / jasa yang diperlukan.
3. Mengutamakan produk dalam negeri menjadi keharusan dalam peraturan presiden nomor 54 dan perubahannya, oleh karenanya carilah informasi tentang produk dalam negeri dalam daftar inventarisasi produk dalam negeri yang dikeluarkan oleh kementerian perindustrian.
4. Survey untuk mendapatkan spesifikasi dan informasi yang luas mengenai barang / jasa yang akan kita butuhkan, oleh karenanya carilah informasi pada sumber yang benar – benar memahami misalnya dealer, distributor dsb dan lebih dari satu sumber informasi agar tidak mengarah pada produk tertentu kecuali suku cadang.
5. Setelah mendapatkan informasi yang cukup spesifikasi siap disusun
6. teknik penyusunan spesifikasi dapat dilakukan dengan cara menyebutkan komposisi dari barang / jasa yang dibutuhkan atau biasa disebut sebagai Conformance ;
7. Namun ada baiknya spesifikasi disusun dengan menyebutkan kinerja dan fungsi dari barang / jasa yang kita butuhkan atau performance sehingga terhindar dari penyebutan komponen yang kadang dapat berakibat mengarah pada produk atau merk tertentu.
8. Menetukan spesifikasi yaitu : kualitas, kuantitas, tempat, harga dan waktu