Spesifikasi Teknis

Spesifikasi teknis seringkali menjadi sesuatu kewajiban bagi pelaksanan pengadaan yang sangat delematis dalam penyusunannya. Bagaimana tidak PPK selalu dihadapkan pada dua pilihan yaitu kualitas yang dibutuhkan dan aturan yang melarang untuk mengarah pada satu produk tertentu.

Menentukan kebutuhan akan barang / jasa yang akan digunakan menjadi pekerjaan yang gampang-gampang susah. Susah karena kadang pengguna barang / jasa tidak / belum dapat membedakan antara kebutuhan dengan keinginan. Seringkali keinginan yang yang tidak dapat di ukur menjadi faktor yang sangat dominan dalam menentukan jenis barng / jasa yang akan di lelangkan.

Ketersediaan barang/jasa di pasaran merupakan hal mutlak yang harus diketahui dan dipahami sebelum menentukan kebutuhan untuk kemudian dituangkan dalam spesifikasi teknis, sebab bila tidak spesifikasi teknis yang disusun dapat tidak efektif yang dapat mengakibatkan pekerjaan gagal dikarenakan barang sudah tidak tersedia di pasaran/barang sudah tidak diproduksi, atau malah terjebak dalam spesifikasi teknis yang mengarah pada satu produk tertentu.

Nah berikut beberapa hal yang seharusnya dilakukan dalam penyusunan spesifikasi teknis :

1.  Cek pagu anggaran agar spesifikasi menjadi tidak terlalu tinggi yang dapat menyebabkan terlewatinya batas anggaran dalam DPA/DIPA;
2. Koordinasi dengan pemakai barang / jasa atau pengguna akhir mengenai kebutuhan barang / jasa yang diperlukan.
3. Mengutamakan produk dalam negeri menjadi keharusan dalam peraturan presiden nomor 54 dan perubahannya, oleh karenanya carilah informasi tentang produk dalam negeri dalam daftar inventarisasi produk dalam negeri yang dikeluarkan oleh kementerian perindustrian.
4. Survey untuk mendapatkan spesifikasi dan informasi yang luas mengenai barang / jasa yang akan kita butuhkan, oleh karenanya carilah informasi pada sumber yang benar – benar memahami misalnya dealer, distributor dsb dan lebih dari satu sumber informasi agar tidak mengarah pada produk tertentu kecuali suku cadang.
5. Setelah mendapatkan informasi yang cukup spesifikasi siap disusun
6. teknik penyusunan spesifikasi dapat dilakukan dengan cara menyebutkan komposisi dari barang / jasa yang dibutuhkan atau biasa disebut sebagai Conformance ;
7. Namun ada baiknya spesifikasi disusun dengan menyebutkan kinerja dan fungsi dari barang / jasa yang kita butuhkan atau performance sehingga terhindar dari penyebutan komponen yang kadang dapat berakibat mengarah pada produk atau merk tertentu.
8. Menetukan spesifikasi yaitu : kualitas, kuantitas, tempat, harga dan waktu

Harga Perkiraan Sendiri

Dalam setiap transaksi perdagangann selain kualitas dan kuantitas barang, harga merupakan komponen yang sangat penting untuk di rencannakan dan di aplikasikan. Sebab harga merupakan alah satu penentu keberhasilan suatu transaksi perdagangan.

Merencanakan harga dalam pengadaan barang / jasa pemerintah bukan hanya perencanaan pada DPA atau DIPA saja namun dalam rangka persiapan transaksi pengadaan baik itu pelelangan, maupun buka.

Sebagai pelaksana pengadaan sudah semestinya dapat memberikan keputusan dari suatu penawaran harga mengenai kewajarannya. Ya... harga yang wajar, sebuah tujuan akhir dari setiap proses pengadaan barang / jasa pemerintah (setelah kualitas yang diharapkan terpenuhi)

Harga perkiraan Sendiri atau disingkat HPS merupakan perkiraan harga yang harus dibuat oleh Pejabat Pembuat Komitmen sebelum proses pengadaan dimulai yang akan digunakan oleh ULP / pejabat pengadaan untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan ole penyedia barang / jasa.

Dalam perpres 70 terdapat berbagai data / informasi yang dapat di pakai acuan dalam menyusun HPS yaitu :

1. Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pengadaan Barang/Jasa;
2. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);
3. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;
4. Daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal;
5. Biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya;
6. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;
7. hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain;
8. perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate);
9. norma indeks; dan/atau
10. informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan

setelah mendapatkan data / informasi diatas apakah PPK sudah dapat menetapkan HPS ? tentu belum, ada beberapa yang harus dilakukan sebelum menetapkan HPS yaitu :

1.  cek besaran pagu anggaran pada DPA/DIPA untuk mencegah HPS lebih besar dari Pagu anggaran.
2. Pahami kebutuhunan dengan cara mempelajar dokumen perencanaan atau spesifikasi teknisnya agar semua komponen yang dibutuhkan tercatat.
3. Berdasarkan data / informasi yang telah didapatkan, tentukan masing-masing besaran harga satuannya (kalikan volume dengan harga satuan)
4. Menghitung besaran harga pada setiap mata pembayaran sebelum menjumlahkan semua mata pembayaran termasuk besaran kuntungan dan biaya overhead.
5. Hitulnglah komponen pajak yang mungkin dikenakan dalam pekerjaan tersebut namun tidak termsuk PPh.
6. Hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan Harga Satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan merupakan nilai total HPS.

Fungsi HPS :

• Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga termasuk rinciannya.
• Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah, kecuali Pelelangan yang menggunakan metode dua tahap dan Pelelangan Terbatas dimana peserta yang memasukkan penawaran harga kurang dari 3 (tiga); dan untuk Pengadaan Jasa Konsultansi yang menggunakan metode Pagu Anggaran.
• Dasar untuk menetapkan besaran Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% nilai total HPS.